Överenskommelse för Unikums användare — VIKTIGT

Du har blivit inbjudan att använda Unikums internettjänst. För att du skall få använda tjänsten finns tre krav:

  1. Du behöver samtycka till hur personuppgifter hanteras i Unikum.
  2. Du behöver hantera dina inloggningsuppgifter på ett säkert sätt.
  3. Du behöver följa grundreglerna för Unikumtjänsten.

Om du accepterar de tre kraven får du börja använda Unikum. Du accepterar överenskommelsen och användarvillkoren genom att klicka på "Jag accepterar" på frågan om överenskommelsen när du loggar in i Unikum.

Om du ej accepterar kraven får du inte använda Unikum.

Nedan beskrivs de tre punkterna ovan i mer detalj: När vi nedan använder ordet “skola” menar vi då alla skolformer, inklusive förskola, grundskola, sameskola, komvux mm.

1. HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

För att du skall kunna använda Unikum krävs enligt Personuppgiftslagen (PUL) och Datainspektionen ditt samtycke till hur informationen om dig lagras, används och visas i Unikums tjänst. Vi i Unikum vill också att du som är vårdnadshavare eller arbetar i skolan samtycker till att uppgifter om dina barn, och om barn och elever i din verksamhet används enligt nedan.

Uppgifter och deras användning

  • I Unikum lägger vårdnadshavare, barn, elever, pedagoger, lärare och skolpersonal in personuppgifter och annat material som används i förskola, under skolgång och vid annat lärande. Exempel är kontaktuppgifter, inställningar, personlig profil i text och bild, individuella underlag för utvecklingssamtal, elevarbeten, åtgärdsprogram, omdömen, betyg, portfolios med innehåll, kurser, resultat, profiler, ansökningar och lärloggar. Informationen lagras för dig och dina barn eller elever.
  • Uppgifterna används för att stödja lärande i och utanför skolan. Uppgifterna publiceras i Unikums tjänst endast för behöriga och inloggade medlemmar i Unikum, som tillhör eller har relation till samma grupper som du själv, och som har behörighet att se uppgifterna. Exempelvis kan de lärare som arbetar med en elevs klass se elevens individuella utvecklingsplan, och en behörig skolledare eller administratör på skolan, kommunen eller hos huvudmannen kan se personuppgifterna. Vårdnadshavare till en viss elev kan dock inte se andra elevers elevarbeten eller omdömen.
  • Uppgifterna i Unikum om dig och andra användare i Unikum kan följa med som en röd tråd vid alla övergångar, från en förskola till en annan, från förskola till grundskola, mellan grundskolor, mellan huvudmän, upp i gymnasiet, och vidare. Syftet med detta är att stödja lärandet så bra som möjligt. Du kan som användare välja vilka övergångar du vill ge medgivande till för dig, och för dina barn om du är vårdnadshavare, genom inställningarna du når i Unikum. För att den röda tråden skall kunna bibehållas har att barn och deras vårdnadshavare rätt till sina egna kopior av sina personuppgifter och till sin barn-/elevdokumentation. Dessa uppgifter lagras i Unikum på användarens uppdrag även när kommunen eller skolan valt att gallra bort sin tillgång till uppgifter om barnet. När kommunen eller skolan valt att gallra bort sina kopior av barn-/elevdokumentationen kan användare själva välja att behålla, spara undan eller ta bort sina egna kopior. Enskilda skolor eller kommuner kan ha ytterligare regler för vad som gäller vid övergångar mellan olika enheter och skolformer.
  • Du kan själv när som helst logga in på ditt konto i Unikum och se vilka uppgifter som finns publicerade om dig, dina barn eller dina elever, och vilka inställningar och medgivanden som gjorts. Om du upptäcker att någon uppgift inte är korrekt så kan du i vissa fall korrigera uppgiften själv, och i annat fall ta kontakt med personal på skolan som kan korrigera uppgifterna.

Informationssäkerhet och lagring

  • Uppgifterna i Unikums tjänster lagras och hanteras i säkra driftcentraler i Sverige, i annat EU-land med gott lagskydd för personuppgifter, eller hos organisation ansluten till den så kallade EU/US Privacy Shield-överenskommelsen. Säkerhetskopior tas regelbundet för att minimera risken för att information förloras, och kritiska delar av utrustningen är dubblerad för att minska risken för driftsavbrott.
  • Unikums tjänster använder så kallade "tillfälliga cookies" (session cookies) för att hålla reda på inställningar för din dator. Dessa cookies lagras lokalt på din dator när du använder Unikum och tas bort från datorn när du stänger din webbläsare. Om du stänger av användningen av "session cookies" i din webbläsare kommer Unikum ej fungera.
  • Unikum använder också cookies för att samla in statistik om hur tjänsten används för att se var Unikum kan förbättras och bli lättare att använda med hjälp av externa analysverktyg som visar t.ex. vilka funktioner som användare inte hittar till, eller där det ser ut att vara svårt att förstå webbverktyget. Du kan ändra hur information om ditt användande av tjänsten sparas under dina inställningar.
  • Om Unikum inte fått andra instruktioner av användaren eller ansvariga på skolan eller kommunen så har Unikum rätt att efter tio år gallra bort uppgifter för användare som inte längre har giltigt abonnemang på tjänsten.
  • För att Unikum skall kunna säkra säker inloggning och visa för användare och myndigheter att uppgifter hanterats på rätt sätt så behöver Unikum äga och spara kontouppgifter och logginformation med användare och viktiga händelser, t.ex. om när uppgifter skapas eller tas bort.

Allmän handling och myndigheter

  • Det individuella underlaget för utvecklingssamtal för barn som går i kommunala skolor är precis som betygen en allmän handling. Även andra uppgifter i skolan är allmänna handlingar. Eftersom personer som ej har en direkt relation till eleven kan begära att få se allmänna handlingar som individuella utvecklingsplaner, skriftliga omdömen eller betyg för en elev så skall dessa ej innehålla känsliga uppgifter. Varje kommun upprättar särskilda rutiner för hantering och arkivering av elevernas uppgifter.
  • Skolan och kommunen är skyldig att hela tiden följa upp sin verksamhet för att kunna förbättra den. För att kunna göra detta sammanställs information från användarna i översikter och statistik över behov, användning och resultat i Unikum, så att skolor, huvudmän och myndigheter kan se hur det går. I dessa översikter ses ej enskilda barns/elevers namn eller information. Översikter och statistik kan användas till exempel av Statens Skolinspektion eller andra myndigheter i samband med att den granskar enskilda enheter eller en hel kommun, och jämför dem med andra.
  • Varje kommun upprättar rutiner för hantering, arkivering och gallring av sina kopior av barns och elevers uppgifter, och fastställer regler för hur länge uppgifterna skall arkiveras innan de gallras efter det att barnet eller eleven lämnat kommunens skolverksamhet.

Denna överenskommelse

  • Denna överenskommelse för Unikums användare beskriver hur personuppgifter hanteras i Unikum. För att följa Personuppgiftslagen PUL behöver överenskommelsen uppdateras I samband med att lagar ändras och ny teknik tillkommer. Vid större uppdateringar av överenskommelsen så kan Unikum meddela dig, t.ex. i samband med att du loggar in, så att du har möjlighet att ge ett förnyat medgivande. Du kan när som helst se senaste version av överenskommelsen inuti Unikum under dina inställningar, och du kan där när som helst ta tillbaka ditt medgivande till denna överenskommelse.
  • Från och med i maj 2018 kommer den nya Dataskyddsförordningen börja gälla. Inför detta så kommer innehållet i denna överenskommelse uppdateras steg för steg. Du kan alltid hitta senaste versionen av användaröverenskommelsen i Unikum, och där ta ställning till om du accepterar den eller ej.

2. SÄKER HANTERING AV INLOGGNINGSUPPGIFTER

För att kunna använda Unikum så behöver du logga in. I de flesta fall sker inloggningen via skolans eller kommunens inloggningssystem, och det är därför skolan eller kommunen som ansvar för att din inloggning fungerar och för att du skall få inloggningsuppgifter. Ibland används t.ex. Mobilt Bank-ID för inloggning, och i andra fall t.ex. användarnamn och lösenord. Dessa inloggningsuppgifter är personliga, och du ansvarar för att eventuella lösenord hålls hemliga och byts regelbundet. Om ditt barn eller dina elever har fått egna lösenord behöver även barnen och eleverna informeras om hur man hanterar lösenord säkert. Om du misstänker att någon annan har fått reda på ditt, dina barns eller dina elevers lösenord så behöver du snarast säkra att lösenordet byts. Om inloggningsuppgifterna kommer från Unikum kan du själv byta lösenordet under fliken Start/Inställningar. Du kan också be en lärare eller administratör hjälpa dig.

3. GRUNDREGLER FÖR UNIKUM

För att få använda Unikum behöver du acceptera följande grundregler:

  • Unikums tjänst bygger på samarbete, dialog och respekt mellan barn, vårdnadshavare, elever, pedagoger, lärare, skolpersonal och andra som bidrar till tjänsten. Du får använda Unikum för att vi på Unikum och den som bjudit in dig till Unikum har förtroende för att du kommer att använda verktyget för ditt eget, dina barns eller dina elevers lärande och med respekt för landets lag och för alla medlemmar.
  • För att få använda Unikums tjänster krävs att en medlem har ett abonnemang, antingen själv eller genom att t.ex. en skola eller kommun tecknat abonnemang för sin personal, sina elever och deras vårdnadshavare.
  • Unikum har rätt att spärra användare som Unikum bedömer bryter mot reglerna samt att ta bort innehåll som Unikum bedömer som olämpligt.
  • I Unikum finns Skolbanken, som är en öppen innehållsbank där skolans personal kan hitta och dela med sig av material för skolan utan att ta betalt av varann. Man får skapa, använda och redigera material här i Skolbanken om man godkänner att detta material kan ses, användas och modifieras av andra användare utan särskild ersättning för detta, och att namnet på den som skapat materialet visas för andra inloggade användare. Villkoren för detta definieras i licensformen Creative Commons "CC BY-SA 3.0".

YTTERLIGARE INFORMATION

Skolor har rätt att använda IT- och webbverktyg med personuppgifter om t.ex. elever, barn och deras vårdnadshavare för att göra sitt jobb. Det har de flesta skolor gjort sedan 80-talet. Det gäller oavsett om t.ex. en vårdnadshavare eller elev har givit sitt samtycke eller ej. (Du kan läsa mer om detta vid Not 1 nedan.) Ditt samtycke till att använda Unikum handlar alltså endast om din egen användning av Unikum. Oavsett om du samtycker eller ej kan skolan välja att använda Unikum eller andra IT-system för att hantera uppgifter om barn, elever, dess vårdnadshavare och personal.

Kontakta din förskola, skola eller kommun om du har ytterligare frågor kring deras rutiner för hantering av personuppgifter. Kontakta Unikum om du har frågor kring villkor för att använda Unikum.

Med vänliga hälsningar
Vi på Unikum - Unikt lärande AB

Senast reviderad: 2017-03-16

Not 1:

”Datainspektionen vill inledningsvis också påpeka att behandling av personuppgifter i skolan har ett generellt stöd i 10 d § PuL. Av den bestämmelsen framgår att personuppgifter får behandlas utan den registrerades samtycke om behandlingen är nödvändig för att en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras. Skolans fullgörande av sina arbetsuppgifter anses vara är en sådan arbetsuppgift av allmänt intresse som avses i 10 d § PuL, se SOU 2003:103, Sekretess i elevernas intresse - Dokumentation, samverkan och integritet i skolan, sid. 199. En förutsättning är givetvis att uppgifterna behandlas i enlighet med personuppgiftslagens alla övriga bestämmelser, t.ex. 9 § om grundläggande krav vid behandling. ” Från Datainspektionens yttrande angående skolwebb