Personuppgiftspolicy för Unikum

Välkommen till Unikums sida om behandling av personuppgifter - vår Personuppgiftspolicy. Det är viktigt både för oss på Unikum och för dig, att du som användare vet hur dina uppgifter hanteras, och vad vi gör för att det skall ske tryggt och säkert.  Med denna Personuppgiftspolicy har vi därför tre mål:

  1. Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
  2. Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att du ska få bästa möjliga nytta och användarupplevelse av Unikums olika tjänster, appar och hemsidor.
  3. Vi vill ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör - respektive inte gör - med dem.

För att följa Dataskyddsförordningen behöver denna Personuppgiftspolicy då och då uppdateras, t.ex. i samband med att lagar ändras och ny teknik och nya funktioner tillkommer. Vi meddelar dig om uppdateringar via notiser i Unikum, och föreslår att du med jämna mellanrum går igenom Personuppgiftspolicyn på nytt.

Unikums tjänster och varför uppgifter behandlas

Denna personuppgiftspolicy gäller för den behandling av personuppgifter som sker i Unikums internettjänster som används av personal, vårdnadshavare, barn och elever i bland annat förskolor och skolor (“Tjänsterna”, “Verktygen”). Tjänsterna tillhandahålls av Unikum - Unikt lärande AB, organisationsnummer 556649-2350 (“Unikum”, “vi”,”våra”, “oss”). När vi här använder ordet “skola” menar vi alla skolformer, inklusive förskola, grundskola, grundsärskola, gymnasium, sameskola, komvux mm.

Unikums Tjänster är till för att underlätta samarbete kring lärande och kvalitet för personal, barn, elever och vårdnadshavare i förskola, skola. Verktygen bidrar i samband med barns och elevers skolgång, och i övergångar mellan olika pedagoger, avdelningar, förskolor, skolor och kommuner. Användarnas arbete och verktygens utformning styrs bland annat av skollagen (2010:800), läroplaner, arkivlagen (1990:782), dataskyddsförordningen samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet. (“Syftet med Tjänsterna”).

Uppgifterna behandlas för att Unikum skall kunna leverera tjänsten som vi lovat till dig, andra användare och kunder i linje med Syftet med Tjänsterna, med så bra användarupplevelse vi kan, och enligt avtal.(“ändamålet med behandlingen”)

Ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Unikum används av kommuner, friskolekedjor eller enskilda förskolor eller skolor (“Kunder”). Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är då den registrerade Kunden hos Unikum.  Unikum är i sådana fall personuppgiftsbiträde åt Kunden för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten, och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder vi kommit överens om med Kunden.

Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Administratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare och andra administratörer, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Unikum avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten.

Det finns också fall då Unikum är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i Tjänsten. Det gäller när:

I tabellen “Behandling av personuppgifter” så kan du ser mer detaljerad information om ändamål, uppgifter och grund för behandling när Unikum är personuppgiftsansvarig.

Typer av personuppgifter som behandlas

Uppgifter kring lärande och skolgång

I Unikum lägger vårdnadshavare, barn, elever, pedagoger, lärare och personal vid skolor och myndigheter in personuppgifter och annat material som används i förskola, under skolgång och vid annat lärande. Exempel på uppgifter är kontaktuppgifter, inställningar, personlig profil i text och bild, lärloggar, reflektioner, individuella underlag för utvecklingssamtal, elevarbeten, åtgärdsprogram, utvärderingar, omdömen, betyg, portfolios med innehåll, kurser, resultat, profiler, ansökningar, schema, närvaro och lärloggar. Informationen lagras för dig och dina barn eller elever.

Navigationsinformaton

När man skapar ett konto i Unikum och sedan använder tjänsten så skapas och loggas automatiskt information om navigation, typ av enhet (dator, mobil etc), och om hur tjänsten används, och tillfälliga så kallade sessions-cookies. Detta kallas Navigationsinformation.

Hur uppgifterna behandlas

Användning av uppgifterna i skolan

Uppgifterna används för att stödja lärande och kvalitet i och utanför skolan på det sätt som beskrivs i skollagen, läroplanerna och i de allmänna råd som ges ut av Skolverket. Uppgifterna visas i Unikums tjänst endast för behöriga och inloggade användare i Unikum, som tillhör eller har relation till samma grupper som du själv, och som har behörighet att se uppgifterna. Exempelvis kan de lärare som arbetar med en elevs klass se elevens individuella utvecklingsplan, och en behörig skolledare eller administratör på skolan, kommunen eller hos huvudmannen kan se personuppgifterna, och kan se summeringar och statistik kring lärandet. Vårdnadshavare till en viss elev kan dock inte se andra elevers elevarbeten eller omdömen.

Övergång när mitt barn byter lärare, förskola eller skola

Skolverket har givit ut allmänna råd om hur man skall säkra att övergångar mellan pedagoger, lärare, förskolor och skolor blir bra för barn och elever. Uppgifterna i Unikum om dig och andra användare i Unikum följer därför med som en röd tråd vid alla övergångar, från en förskola till en annan, från förskola till grundskola, mellan grundskolor, mellan huvudmän, upp i gymnasiet, och vidare. Du kan som användare påverka hur information lämnas över till mottagande pedagog eller lärare för dig, och för dina barn om du är vårdnadshavare, genom inställningarna du når i Unikum. För att den röda tråden skall kunna bibehållas har att barn och deras vårdnadshavare rätt till sina egna kopior av sina personuppgifter och till sin barn-/elevdokumentation. Dessa uppgifter lagras i Unikum även när kommunen eller skolan valt att gallra bort sin tillgång till uppgifter om barnet. När kommunen eller skolan valt att gallra bort sina kopior av barn-/ elevdokumentationen kan användare själva välja att behålla, spara undan eller ta bort sina egna kopior. Enskilda skolor eller kommuner kan ha ytterligare regler för vad som gäller vid övergångar mellan olika enheter och skolformer.

Användning med skolans andra system och externa verktyg

Användare i Unikum kan använda Tjänsten tillsammans med andra system, externa verktyg och appar. Det kan t.ex. handla om verktyg för ordbehandling, frånvarorapportering eller läromedel. Användare kan då utnyttja uppgifter i tjänsten för att visa datum för inlämning av läxor i ett externa verktyg som en kalenderapp, eller rapportera frånvaro för ett barn i Unikum, och låta denna information automatiskt föras över till ett centralt frånvarosystem, eller se till att inloggning i Unikum per automatik ger dig inloggning i ett externt verktyg.

Användning av “cookies” och Navigationsinformation

Unikums tjänster använder cookies för att hålla reda på inställningar i datorn. Se Bilaga Cookies i Unikum för mer information om vilka cookies som används. Du kan stänga av användningen av "session cookies" i din webbläsares inställningar. Om du stänger av användningen av "session cookies" i din webbläsare kommer Unikum ej fungera.  Har du frågor om hur du använder cookies, fråga din kontaktperson på skolan.

Unikum använder också Navigationsinformation för att samla in statistik om hur tjänsten används för att se var Unikum kan förbättras och bli lättare att använda med hjälp av externa analysverktyg som visar t.ex. vilka funktioner som användare inte hittar till, eller där det ser ut att vara svårt att förstå webbverktyget. Du kan ändra hur information om ditt användande av tjänsten sparas under dina inställningar.

Dina rättigheter

Se och kontrollera uppgifterna om dig och dina barn

Du kan själv när som helst logga in på ditt konto i Unikum och se uppgifter som finns inlagda om dig, dina barn eller dina elever, och vilka inställningar och medgivanden som gjorts. Om du upptäcker att någon uppgift inte är korrekt så kan du i vissa fall korrigera uppgiften själv, och i annat fall ta kontakt med personal på skolan som kan korrigera uppgifterna.

Att ändra inställningar om t.ex. meddelanden

Du kan ändra inställningar gällande hur och hur ofta du får meddelanden från din förskola eller skola via Unikum. Skolan behöver kunna nå dig med viktiga meddelanden, t.ex. när skolan tvingats vara stängd någon dag, och kan därför förbehålla sig rätten att använda din kontaktinformation i viktiga situationer, för att säkra att du nås av viktig information om ditt barn.

Att avsluta prenumeration och medlemskap

Om du prenumererar på nyhetsbrev från Unikum så kan du när som helst avbryta prenumerationen, och på samma sätt kan du när som helst avbryta medlemskap i de forum som vi driver t.ex kring skolutveckling.

Informationssäkerhet och datalagring

Lagring av uppgifter

Uppgifterna i Unikums tjänster lagras och hanteras i säkra driftcentraler i Sverige, i annat EU eller EES-land med gott lagskydd för personuppgifter, eller hos organisation ansluten till den så kallade EU/US Privacy Shield-överenskommelsen.

Säkerhetskopior tas regelbundet för att minimera risken för att information förloras, och kritiska delar av utrustningen är dubblerad för att minska risken för driftsavbrott.

Skydd av uppgifter

Vi använder en bred uppsättning tekniker och verktyg för att skydda din information. Exempelvis är all överföring av data i tjänsten är krypterad. Driftcentraler är skalskyddade och brandskyddsklassade.

Kommuners granskning av Unikums informationssäkerhet

Unikum ingår avtal med de kommun och skolor som använder Tjänsterna för att säkerställa skydd av personuppgifter. I avtalet beskrivs bland annat de tekniska och organisatoriska åtgärder som Unikum åtar sig att följa för att skydda personuppgifterna. Där ges också kommuner rätt att granska Unikums arbete med informationssäkerhet.

Särskilda regler för skolor, kommuner och myndigheter

Allmänna handlingar

Både betyg och det individuella underlaget för utvecklingssamtal för barn som går i kommunala skolor är exempel på vad som kallas allmän handling. även andra uppgifter i skolan är allmänna handlingar. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen samt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). En personer som ej har en direkt relation till en elev kan gå till en kommun och begära att få se allmänna handlingar som t.ex individuella utvecklingsplaner, skriftliga omdömen eller betyg för denna elev. När kommunen fått en sådan begäran skall kommunen först alltid göra en sekretessprövning, och kan därefter komma att lämna ut uppgifterna om inget hinder fanns. Därför är det viktigt att så långt som möjligt undvika att lägga in känsliga uppgifter i sådant som är allmän handling.

Skolans och kommunens kvalitetsarbete

Skolan och kommunen är skyldig att hela tiden följa upp sin verksamhet för att kunna förbättra den. För att kunna göra detta sammanställs information från användarna i översikter och statistik över behov, användning och resultat i Unikum, så att skolor, huvudmän och myndigheter kan se hur det går. I dessa översikter ses ej enskilda barns/elevers namn eller information. översikter och statistik kan användas till exempel av Statens Skolinspektion eller andra myndigheter i samband med att den granskar enskilda enheter eller en hel kommun, och jämför dem med andra.

Arkivering och gallring

Kommuner är skyldiga att arkivera och gallra uppgifter kring sitt arbete. Detta regleras bland annat i arkivlagen. Varje kommun kan lägga in sina egna regler för arkivering och gallring av sina kopior av barns och elevers uppgifter i Unikum. Vanligt är att lagra uppgifter mellan fem och tio år. Om Unikum inte fått andra instruktioner av användaren eller ansvariga på skolan eller kommunen så har Unikum rätt att efter tio år gallra bort uppgifter för användare som inte längre har giltigt abonnemang på tjänsten.

Externa verktyg, stödtjänster, nyhetsbrev och sociala medier

Kommunen eller skolan kan välja att koppla in externa verktyg till Unikum, som kompletterar funktioner i Unikum. Det kan vara t.ex. läromedel som används i skolan, schema eller frånvarosystem. Skolan kan ibland lägga in dem så att du kan använda dem direkt utan extra inloggning, och utan att du behöver ange alla kontouppgifter på nytt.

Unikum har ett antal stödtjänster för support, frågor och svar, information, feedback och nyheter, och finns närvarande i sociala medier. En del av dessa tjänster, som t.ex supporttjänster, nyhetstjänster och forum för t.ex. Förskola och Stödinsatser, är avsedda för specifika personer som arbetar i viss roll i skolan eller kommunen, och som har konto i Unikum. Andra sådana tjänster är öppna för alla typer av användare, oavsett om de har konto i Unikum eller ej.

För dessa externa verktyg, stödtjänster, nyhetsbrev och sociala medier gäller användarvillkor och personuppgiftspolicy för respektive deltjänst, t.ex. för supportforumet, för nyhetsbrevstjänsten, Facebook eller YouTube.

Ytterligare information: Om skolors användning av IT-system för att hantera personuppgifter

Skolor har rätt att använda IT- och webbverktyg med personuppgifter om t.ex. elever, barn och deras vårdnadshavare för att göra sitt jobb. Det har de flesta skolor gjort sedan 80-talet. Det gäller oavsett om t.ex. en vårdnadshavare eller elev har givit sitt samtycke eller ej. Ditt samtycke till att använda Unikum handlar alltså endast om din egen användning av Unikum. Oavsett om du samtycker eller ej kan skolan välja att använda Unikum eller andra IT-system för att hantera uppgifter om barn, elever, dess vårdnadshavare och personal. Så här har Datainspektionen beskrivit detta i samband sitt yttrande angående skolwebb.

”Datainspektionen vill inledningsvis också påpeka att behandling av personuppgifter i skolan har ett generellt stöd i 10 d § PuL. Av den bestämmelsen framgår att personuppgifter får behandlas utan den registrerades samtycke om behandlingen är nödvändig för att en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras. Skolans fullgörande av sina arbetsuppgifter anses vara är en sådan arbetsuppgift av allmänt intresse som avses i 10 d § PuL, se SOU 2003:103, Sekretess i elevernas intresse - Dokumentation, samverkan och integritet i skolan, sid. 199. En förutsättning är givetvis att uppgifterna behandlas i enlighet med personuppgiftslagens alla övriga bestämmelser, t.ex. 9 § om grundläggande krav vid behandling. ”


Frågor och svar om hantering av personuppgifter

Du som är Elev eller Vårdnadshavare

Du som arbetar i förskola eller skola

Du som är kommunens kontaktperson för Unikum

Om du inte får svar på dina frågor på ovanstående sätt så kan du:



Med vänliga hälsningar

Vi på Unikum - Unikt lärande AB




Senast reviderad: 2018-05-27

Unikum - Unikt lärande AB                PPv180526